Loendite haldamise protsessid

Koodisüsteem (CodeSystem) on omavahel seotud mõistetest koosnev süsteem, kus on tagatud koodide unikaalsus.
Loend (ValueSet) on nimekiri koodisüsteemi mõistetest, mida on lubatud teatud kontekstis kasutada. Enamasti avaldatakse loend andmeelemendi väärtuste piiramiseks.
Järgnevas kirjelduses on kasutatud läbivalt “loend”, kuid sageli on vaja uue loendi või loendi uue versiooni avaldamiseks koostada tehnilisel haldajal samaaegselt ka uus koodisüsteem või koodisüsteemi uus versioon.

Loendi kehtestamine

Loendi kehtestamine on uue, seni avaldamata, oluliselt muutunud loendi ametlikult kehtima panemine, selle avaldamine ja sellest teavitamine. Loendi kehtestamisega võib kaasneda loendile omaniku ja tehnilise haldaja määramine.

Loendi kehtestamiseks esitab loendi omanik koordinatsioonikogule korrektselt vormistatud taotluse.

Koordinatsioonikogu töötab taotluse läbi esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui 60 päeva jooksul pärast selle saamist, ja annab loendi omanikule tagasisidet:

1. lükkab taotluse tagasi, kui kasutusel on alternatiivne loend, mis taotluses kirjeldatud probleemi lahendab;
2. palub taotlust täiendada, kui see vajab vormilisi või sisulisi täiendusi või osapoolte kooskõlastusi;
3. kehtestab loendi.

Loend hakkab kehtima kirjelduses (metaandmetes) toodud kuupäeval. Loendi kirjelduse koostab loendi omanik, tehes seda vajadusel koos tehnilise haldajaga. Loendi tehniline haldaja saadab loendi terminoloogiaserverisse ja loend muutub koos kirjeldusega kättesaadavaks Teabekeskuses.

Loendi heakskiitmisel ja kehtestamisotsuse järel alustavad loendi omanik ja tehniline haldaja vajalike juurutustegevustega kehtestamise ettepanekus toodud tegevuskava alusel.

Loendi muutmine

Loendi muutmisvajaduse üle otsustab loendi omanik. Loendi muutmine tähendab loendi täiendamist ja/või parandamist (ka vormistus-, keele- ja trükivigade parandamist). Loendi muutmise järel loob loendi tehniline haldaja loendi uue versiooni. Uus versioon hakkab kehtima kirjelduses (metaandmetes) toodud kuupäeval ja uue versiooni kehtima hakkamisel muutub selle eelmine versioon kehtetuks. Loendi muudatuste nimekirja koostab loendi omanik, tehes seda vajadusel koos tehnilise haldajaga. Loendi tehniline haldaja saadab loendi uue versiooni terminoloogiaserverisse, loend muutub koos muudatuste kirjeldusega kättesaadavaks Teabekeskuses ja loendi tehniline haldaja teavitab kasutajaid loendi muutmisest.

Planeeritud muudatustest teavitatakse esimesel võimalusel koordinatsioonikogu.

Loendi kehtetuks tunnistamine

Koodiloendi kehtetuks tunnistamine üle otsustab koordinatsioonikogu.

Koodiloendi kehtetuks tunnistamiseks esitatb loendi omanik koordinatsioonikogule korrektselt vormistatud taotluse. Koordinatsioonikogu töötab taotluse läbi esimesel võimalusel, aga mitte hiljem kui 60 päeva jooksul pärast selle saamist, ja annab loendi omanikule tagasisidet:

1. Lükkab ettepaneku tagasi, kui koodiloendi kehtetuks tunnistamine ohustab olulisel määral andmevahetust ja teenuste koostoimist;
2. Palub ettepanekut täiendada, kui ettepanek vajab vormilisi või sisulisi täiendusi või kooskõlastusi;
3. Tunnistab loendi kehtetuks.

Koordinatsioonikogu kinnitava otsuse järel alustavad loendi omanik ja tehniline haldaja vajalike tegevustega ettepanekus esitatud tegevuskava alusel.

Loend muutub kehtetuks koordinatsioonikogu ja loendi omaniku vahel kokkulepitud kuupäeval. Kehtetut loendit ei tohi tervise infosüsteemi andmevahetuses enam kasutada. Loendi omanik hoolitseb selle eest, et asjakohane teave loendi kehtetuks tunnistamise kohta avalikustataks Teabekeskuses ning teavitab kasutajaid loendi kehtetuks tunnistamisest.